Inleiding
Het is mogelijk dat soms een kassatransactie niet goed afgerond kan worden. De daadwerkelijke oorzaken hiervoor kunnen verschillend zijn, maar het probleem wordt meestal op de volgende momenten opgemerkt:
> Bij het sturen van de (terug)betaling naar de betaalautomaat nadat de transactie is ingevoerd in de kassa
> Gedurende het gebruik van de betaalautomaat door de klant
> Bij het sturen van de voltooiing van de betaling van de betaalautomaat naar de kassa
Wanneer het probleem met de betaling zich voordoet is dat vrijwel altijd merkbaar aan de kassa doordat deze niet meer reageert:
> De kassa reageert niet; je kan nergens op klikken en de kassa wordt dan vervaagd weergegeven. Dit wordt in principe altijd veroorzaakt door het (tijdelijk) wegvallen van de internet- of netwerkverbinding.
> Windows geeft aan dat de applicatie niet reageert. Dit komt uitsluitend voor bij Openstore omdat het een daadwerkelijk geïnstalleerde applicatie is op de computer.
In het geval dat dit gebeurt is het van belang om de kassa niet af te sluiten! Ook is het niet nodig om de computer te herstarten!
Wanneer wordt precies door de kassa de vraag gesteld of een transactie gelukt is?
Op het moment dat er geen verbinding is, en wanneer er niet kan worden vastgesteld door de kassa of de betaling is gelukt, is het standaard ingebouwd dat dan de kassamedewerker moet bepalen of de transactie is gelukt. Dit is een certificeringseis vanuit de betaalautomaat leverancier. Ondertussen probeert de kassa ook een recovery proces te doorlopen en elektronisch bij de betaalautomaat te achterhalen wat de status van de laatste transactie was. Daarbij wordt ook geprobeerd de laatste betaalautomaat bon opnieuw op te vragen en af te drukken. Om deze recovery processen een kans te geven is het van belang minimaal drie minuten af te wachten. Dit is namelijk een vaststaande tijdsduur wat het recoveryproces in beslag kan nemen. Wanneer deze drie minuten verstreken zijn, en er geen feedback vanuit de betaalautomaat is ontvangen (geen bon geprint) kan eventueel de betaalautomaat of de applicatie herstart worden. Je hebt in dit geval dan nog niet kunnen vaststellen of de betaling echt gelukt is.
Hoe kun je het beste op een druk moment überhaupt beoordelen of een transactie gelukt is?
Wanneer het niet duidelijk is of een transactie gelukt is, kun je altijd eerst het display van de betaalautomaat in de gaten houden. Indien daar wordt aangegeven dat de betaling is gelukt kun je daar ook vanuit gaan. Indien dit onduidelijk blijft, is het van belang dat:
> De kassa en de betaalautomaat NIET af te sluiten of te herstarten
> De klant GEEN artikelen mee te geven
> Niet te proberen om aan een andere kassa af te rekenen (i.v.m. mogelijk dubbel betalen)
> Rust te creëren aan de kassa en een eventuele rij naar een andere kassa te verwijzen. Indien er sprake is van één kassa kan de bon het beste in de wacht gezet worden. De wachtende mensen kunnen dan geholpen worden.
Vaak komt het voor dat klanten aan de hand van hun bank-app proberen te laten zien dat het geld toch al wel is afgeschreven. Hier moet echter wel heel goed worden opgelet!! Vaak wordt in het afschrift wat daar te zien is zeer slecht weergegeven of het een reservering van het geld betreft of de daadwerkelijke afschrijving. Een reservering is een tijdelijke boeking van de betaaltransactie op de betaalrekening die nog niet volledig is verwerkt. Deze kan dus ook weer worden ingetrokken wanneer de transactie niet goed kon worden afgerond vanwege bijvoorbeeld een haperende communicatie tussen bank-betaalautomaat-kassa. Het saldo van de rekening wordt dan wel al direct verlaagd met het bedrag van de reservering. Bij bijvoorbeeld ING staat dan het woord 'reservering' bij de transactie in de betaalapp, maar wel pas nadat het is geselecteerd (zie https://www.ing.nl/particulier/betalen/geld-overmaken/reserveringen). De weergave hiervan kan dus variëren per bank en per tussenpartij (CCV, Worldline, Adyen e.d.). Soms staat er dan slechts een sterretje o.i.d. Het kan dan dus voorkomen dat het lijkt dat de klant heeft betaald wanneer hij dit laat zien, maar dat dit niet daadwerkelijk zo is. De bank kan dan later (kan na een uur zijn maar ook een dag) eventueel deze reservering corrigeren en weer weghalen. Er is dan uiteindelijk niets daadwerkelijk betaald.
De betaalautomaat moet bij een onduidelijke transactie de gelegenheid krijgen om feedback te geven. Dit kan zoals eerder vermeld wel tot zeker drie minuten duren. Meestal zal de betaalautomaat gedurende die tijd dan aangeven waarom de transactie niet uitgevoerd kon worden. Het pinapparaat 'hangt' dan niet! Het mag dan ook niet gedurende die tijd herstart worden. Wanneer er na ruim drie minuten nog steeds niets is gebeurd kan dit wel.
Wanneer er twijfel is ontstaan of de klant betaald heeft of misschien dubbel betaald heeft is het belangrijk om de contactgegevens te noteren. LIV" kan hierbij helpen. Met de huidige versie van LIV' is het zo dat bij een transactie waarbij wordt gevraagd of die succesvol was ook wordt gevraagd om de contactgegevens van de klant te noteren. Hiermee zorgt LIV' ervoor dat de kassamedewerker dit niet vergeet.